Do závodu zbývá pět týdnů, rozpočet jsme naplnili, smlouvy s dodavateli uzavřeli, úkoly máme rozdělené a pracujeme na jejich splnění do další porady řídícího výboru závodu, která bude začátkem září. Dekompilace úkolů na úroveň jednotlivých pořadatelů je nyní, spolu s propagací, hlavní náplní příprav našeho závodu.

Pokud vás zajímají největší položky na výdajové stránce našeho rozpočtu, jsou to náklady na zajištění autobusové dopravy a služeb časomíry. Mezi další důležité položky patří nákup cen, tisk jednorázových startovních čísel, nákup vest pro pořadatele, výroba informačních tabulí atd.

Je dost dalších věcí s cenou okolo tisíce korun, kterými se rozpočet rychle zaplní. Nejmenší objednávka byla pro zajímavost na 1 000 zavíracích špendlíků za 180 Kč. Pro drobné a operativní nákupy (sprej, baterie, prodlužovačka) jsme v rozpočtu vyhradili částku 2 000 Kč.

Všichni dodavatelé mají v objednávce klauzuli, jak a kdo může objednávat případné vícepráce v den závodu. Toto opatření má zabránit nejasnostem, které by mohly ústit až ke sporům s dodavateli či nedodržení vyrovnanosti rozpočtu.

Jeviště závodu se připravuje už 60 miliónů let, start je totiž na pláži tehdejšího druhohorního moře. Další léta už příroda jen zkoušela optimální rozestavení kulis a při erozích odhalila čedičové suky okolních kopců, mezi nimi i Bradlece a Kumburku. Našim úkolem je napsat scénář, který by takové scéně nedělal ostudu a přivedl na ni i mnoho herců.

Co je tím scénářem, nebo jak říkáme v našem případě, manuálem k závodu? Pokud jste pořadatelem, určitě je vám to jasné. Je to soupis všech potřebných hmotných i nehmotných prostředků k zajištění závodu spojený s koordinačním plánem činností jednotlivých pořadatelů a dodavatelů. Tahle moje definice zní hrozně složitě, řekněme prostě, že u menších závodů je to všechno to, co má hlavní organizátor v hlavě (tedy v souvislosti se závodem).

My jsme se jen rozhodli, že to „dáme na papír“. Nevím, jak je to běžné jinde, nám to přijde jako naprosto logický krok. Vznik takového manuálu je jistě poměrně náročný, ale výhody převažují. Před každým dalším ročníkem stačí manuál oprášit, na základě zkušeností z minulých let opravit nedostatky a především optimalizovat celou organizaci.

My si dobře uvědomujeme, kolik důležitých parametrů závodu při pořádání 1. ročníku neznáme a nezbývá nám, než tyto oblasti předimenzovat. Takže optimalizace prostředků nutných k zajištění závodu bude jedním z hlavních témat před každým dalším ročníkem. Pro tento ročník počítáme např. s cca 50 pořadateli.

Pro zajímavost přikládám část z našeho manuálu, která se týká činnosti pořadatele č. 12 (vybral jsem jeho rozpis, protože je poměrně pestrý):

P12: MAT – Tabule parkoviště 3ks; pořadatelská reflexní vesta

7.00 – 7.10 Shromáždění pořadatelů v kulturním domě

7.10 – 7.15 Umístění mobilních zábran č. 1–5 v prostoru startu

7.15 – 7.30 Umístění tabulí Parkoviště dle nákresu

7.30 – 9.35 Organizace přijíždějících na parkovišti

9.35 – 9.40 Přesun k poště

9.40 – 9.45 Odebrání mobilních zábran od řidiče (šest zábran)

9.45 – 9.55 Příprava zábran na určená místa (tři cesty po dvou zábranách)

9.55 Uzavření komunikace, telefonát do IS o uzavření úseku

10.00 – 10.20 Zajištění trasy pro závod ve svěřeném úseku

10.20 – 10.25 Naložení zábran na vůz

10.25 – 10.45 Úklid trasy po obci

10.45 – 10.50 Přesun do prostoru startu

10.50 – 11.00 Reorganizace zábran v prostoru startu dle pokynů vedoucího prostoru

11.00 – 12.30 Zabezpečení otáčení kyvadlové dopravy u autobusové zastávky

12.30 – 13.00 Oběd

13.00 – 14.00 Úklid v prostoru startu, odvoz věcí

18.00 – After party pro pořadatele

Máme jeviště i scénář, ale to nejdůležitější jsou aktéři představení, v našem případě běžci. S notnou dávkou nadsázky jsem si v minulém díle postěžoval na jejich diametrálně rozdílné představy o prioritách při organizaci závodu. Další věc, kterou nezbývá přijmout jinak než jako fakt, je to, že se velká část z nich rozhoduje o účasti na víkendových závodech až v týdnu před závodem. My jim musíme především dát vědět, že nějaký závod 2HRADY existuje.

Samozřejmostí je uvedení závodu v tištěné termínovce a na tomto webu. Navíc se snažíme rozvážet plakáty a tištěné letáky po závodech v okolí a oslovit atletické oddíly e-mailem. Vybrané závodníky jsme kontaktovali napřímo a potvrdilo se mi, že běžci nejsou žádné primadony a drtivá většina z nich si najde minutku na odpověď, ať negativní či pozitivní (a to jde třeba o borce typu Jana Havlíčka, Roberta Krupičky, Jiřího Magála a řady dalších).

Když už budou běžci o závodě vědět, budou se ptát: „Proč mám jezdit do nějaké Bradlecké Lhoty?“ My musíme předjímat jejich otázky a odpovědět na ně. To je nemyslitelné bez vlastní webové prezentace, kde se mohou dozvědět veškeré potřebné informace, od toho, kde zaparkují až po detaily logistiky, jako je zajištění odvozu věcí do cíle, šatny či odjezdy kyvadlové dopravy.

Snažíme se i o zajímavý program pro jejich děti a to nejen závodní, ale i v doprovodných akcích. Jak se nám podařilo je přesvědčit, uvidíme podle počtu účastníků.

Na závěr bych chtěl říci, že nezapomínáme na dlouhodobé cíle našeho projektu, především na jeho udržitelnost v dlouhodobém horizontu. Už dnes jednáme s potenciálními partnery 2. ročníku tak, aby se celý projekt dále rozvíjel. Ale to trochu předbíhám, nyní je před námi ročník premiérový, který bude prvním krokem v našich plánech. Jak velký ten krok bude, uvidíme 24. září.

Jaroslav Hercík

www.2hrady.cz